MANOKWARI, Linkpapua.com – Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Manokwari mengenalkan inovasi bernama aplikasi Simprod yang merupakan akronim dari Sistem Informasi Protokol Daerah Manokwari.
Kepala Bagian (Kabag) Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Manokwari, Ivanna Paula Roring, yang menjadi salah satu peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan II 2022 menjelaskan, aplikasi Simprod dihadirkan untuk memaksimalkan pelayanan kepada pimpinan dalam hal ini kepala daerah dan wakil kepala daerah serta menjawab isu-isu strategis di tengah jenis acara pemerintahan dan umum yang susah diprediksi.
Beberapa hal yang menjadi kendala selama ini, beber Ivanna, seperti kurangnya sumber daya manusia (SDM) pembuat naskah sambutan pidato bupati, terlambatnya koordinasi terkait acara yang dihadiri, terlambatnya penyampaian naskah sambutan bupati, dan kurang maksimalnya peliputan media pada acara yang dihadiri bupati.
Untuk jangka pendek, aplikasi ini diharapkan menyamakan persepsi pada dinas, bagian, distrik, dan kelurahan dengan mengunggah program kegiatan dalam bentuk undangan, draf sambutan, dan daftar undangan yang dapat memudahkan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.
“Untuk membuat daftar undangan agar saat mengoreksi dan membuat draf sambutan kita perlu tahu siapa saja yang diundang sehingga tidak terjadi miskomunikasi saat menyampaikan sambutan bupati. Protokol bisa menyesuaikan tata tempat di lapangan,” jelas Ivanna kepada awak media, Kamis (8/9/2022).
Ivanna menjelaskan, manfaat aplikasi Simprod sebagai berikut.
Pertama, tersedianya sistem informasi protokol terpusat dalam menjadwalkan kegiatan kepala daerah dan wakil kepala daerah di Manokwari.
Kedua, mempermudah dalam menyusun jadwal kegiatan dinas, badan, bagian, distrik, dan kelurahan yang akan dihadiri pimpinan daerah.
Ketiga, mempermudah dalam mengatur menjadwalkan petugas protokol pada kegiatan yang dihadiri oleh kepala daerah wakil kepala daerah.
Keempat, memaksimalkan pelayanan kedinasan kepala daerah, wakil kepala daerah sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku.
Kelima, mempermudah bagian protokol untuk mengatur tata tempat, tata upacara, tata penghormatan bagi pimpinan sesuai Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.
Keenam, memudahkan berkoordinasi dengan media dalam hal peliputan kegiatan yang akan dihadiri kepala daerah dan wakil kepala daerah.
Ketujuh, memudahkan petugas protokol menyinkronisasi semua keperluan dan sarana prasarana yang dibutuhkan saat kegiatan.
Aplikasi Simprod telah disosialisasikan pada pekan pertama Agustus 2022 bagi staf Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dan pimpinan OPD lingkup Pemkab Manokwari. Pekan ketiga Agustus sudah mulai digunakan dan sampai saat ini sudah dua OPD yang telah aktif mengunggah kegiatan, yakni DP3AKB dan Disnakertrans.
Ivanna berharap dengan hadirnya website tersebut, semua dinas, badan, bagian, distrik, hingga kelurahan bisa menggunakan dam memanfaatkan sehingga semua informasi secara online bisa disampaikan secara terlebih dahulu.
“Walaupun memang menggunakan website ini, namun undangan fisik tetap dikirimkan ke bupati atau pejabat yang mereka tunjuk. Di website hanya mendahului sehingga dalam persiapan kita saling berkoordinasi apa yang kurang apa dan belum,” tutur Ivanna. (LP2/Red)
